日本人的辦公室文化

這是我第五次到日本出差, 雖然不算多, 但平日即使在香港, 也有不少跟日本同事合作的機會, 從跟他們合作的經驗, 也體會到不少日本人的文化, 性格以及工作風格...當中有缺點也有一些值得學習的地方...

日本人工作的第一個特色就是: 慢...

在香港, 一般電郵都會在一至兩天內回覆, 但是日本人就不一定所有電郵都會回覆...他們不明白的時候就拖, 不會問清楚電郵的內容, 直至到打電話問他們有關那件事的電郵甚麼時候可以回覆, 他們就會說甚麼地方不明白, 於是你解釋完之後, 他們才乖乖地回覆...

除了電郵之外, 很多建議他們更改或是確認的事件都要等很久, 好處就是他們比其他地方的人會更認真去考慮那件事情, 而且會自己檢查清楚才會付諸行動, 所以有時候我會願意多給他們一點時間, 但當然, 前題是我已經跟對方合作過, 相信對方會準時在答應好的期限內完成我才會給予寬限...

日本人第二個工作特色: 有條理...

流程對日本人來說是很重要的, 所以日本人非常擅長於畫flowchart, 他們的powerpoint裡面, 圖像和文字的比例接近一比一, 而且公司範圍內的各類型標籤都做得很仔細和清楚...

例如audit歷時兩星期, 日本auditor會把兩星期內最天的工作計劃做成schedule, 把上下午要預計go through的範圍都計劃好...又例如我要去做一個星期的review, 對方都會要我填好schedule, 讓他們安排有關人士的時間去配合...

日本人第三個工作特色: 講個信字...

日本公司對內部的保安或是流程上的控制並非十分嚴謹, 原因是他們都深信自己的員工是"好人"...在其他國家的工場內出入都要過security check, 但在日本就沒有這個部份...像其他國家除了pre-approval之外還會有post review, 怕approve之後員工沒有按照指示實行, 但日本就只會有pre-approval...這個想法跟日本的社會制度不無關係, 日本人轉職的情況不多 (派遣社員除外), 因為轉職之後, 退休金就不能累積, 要重新計算, 所以大家一般為了保住飯碗, 都不會做些不誠實的事情...

日本人的第四個工作特色: 節約...

每間公司都節省, 不過日本公司的節約方式算是很多方面的...首先, 公司影印用紙相對地較薄, 有一些就是偏黃 (即沒有漂白過), 相信這一類紙的價格會較低...另外, 我還在影印機上發現有標籤寫著每張黑白或彩色印製品的成本, 警惕員工不要浪費...今天我在洗手間還發現了有標籤寫著要大家節約廁紙 (取短一點)...

日本人的第五個工作特色: 辦公室無間隔設計...

日本人的辦公室是沒有partition的, 除了是會長之外, 一般的經理和director都是跟一般員在坐在同一個辦公室...無間隔設計的其中一個原因是為了節省地方, 另一個原因聽說是為了讓員工從觀察上級工作時從中學習, 而個人覺得另一個原因就是方便讓上司監查部下工作...